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Dokumentation, die standhält
Seit August 2026 gelten die Transparenzpflichten. Wir ordnen Ihre KI-Systeme ein und liefern die technische Dokumentation, die Sie als Betreiber vorhalten müssen.
- EU-KI-Verordnung (EU AI Act)
- Die EU-KI-Verordnung, auch EU AI Act genannt, ist die Verordnung (EU) 2024/1689. Sie ordnet KI-Systeme nach Risiko in vier Stufen ein und knüpft daran Pflichten. Diese treffen vor allem die Unternehmen, die ein System im Betrieb einsetzen, nicht nur die, die es gebaut haben.
Die Pflicht liegt beim Betreiber, nicht beim Hersteller.
Viele Unternehmen setzen längst KI ein, ohne es so zu nennen. Ein Assistent im Kundenservice, eine Vorsortierung im Posteingang, eine Texthilfe im Marketing.
Für die Behörde ist das jeweils ein KI-System mit einem Betreiber. Wer das Werkzeug gekauft oder bauen lassen hat, ändert daran wenig. Gefragt wird bei dem Unternehmen, das es einsetzt.
Das Unangenehme daran ist selten die Pflicht selbst. Unangenehm wird es, wenn im Prüfungsfall niemand sagen kann, welche Systeme überhaupt laufen und mit welchen Daten sie arbeiten.
Vier Klassen, und wo Sie vermutlich landen
Die Verordnung staffelt nach Risiko. Für den Mittelstand ist fast immer die dritte Stufe einschlägig.
Unannehmbares Risiko
Soziale Bewertung von Menschen, gezielte Ausnutzung von Schwächen, biometrische Fernidentifizierung in Echtzeit im öffentlichen Raum. Diese Anwendungen sind untersagt.
VerbotenHohes Risiko
Systeme in Personalauswahl, Kreditvergabe, kritischer Infrastruktur oder Medizinprodukten. Hier kommen Risikomanagement, Datenqualitätsanforderungen, Protokollierung und Konformitätsbewertung hinzu.
Umfangreiche PflichtenBegrenztes Risiko
Chatbots, Assistenzsysteme, Wissensagenten, Textgeneratoren. Kennzeichnungspflicht gegenüber den Nutzern und eine nachvollziehbare Dokumentation des Einsatzes. Genau dieser Bereich betrifft nahezu jedes Projekt, das wir bauen.
Hier liegt der RegelfallMinimales Risiko
Rechtschreibprüfung, Spamfilter, Empfehlungen ohne Personenbezug. Freiwillige Selbstverpflichtungen sind möglich, verpflichtend ist nichts.
Keine besonderen PflichtenWas wir Ihnen übergeben
Ein Ordner, den Sie einer Prüfung vorlegen können, ohne vorher zwei Wochen zu suchen.
Systemregister
Eine Übersicht aller KI-Systeme im Haus, mit Zweck, Verantwortlichem, Anbieter und Risikoklasse. Der Ausgangspunkt für alles Weitere.
Risikoeinordnung
Für jedes System die Klasse mit Begründung, nicht nur die Behauptung. Prüfbar anhand der Kriterien aus der Verordnung.
Technische Beschreibung
Modelle, Anbieter, Verarbeitungsorte, Datenquellen und Schnittstellen. Das, was ein Prüfer als Erstes wissen will.
Menschliche Aufsicht
Wer prüft welche Ausgaben, wo greift eine Freigabe, wann schaltet das System ab. Beschrieben und im System umgesetzt.
Kennzeichnung
Wie Nutzer erkennen, dass sie mit einer Maschine sprechen. Formulierung, Platzierung und Nachweis, dass es sichtbar ist.
Anschluss an die DSGVO
Verbindung zum Verarbeitungsverzeichnis, Löschkonzept und, wo nötig, die Datenschutz-Folgenabschätzung.
Vier Schritte bis zum Ordner
Wir arbeiten uns entlang der Risikoklassen vor. Was hoch eingestuft ist, kommt zuerst.
Sie bekommen die Unterlagen als bearbeitbare Dateien, nicht als PDF, das niemand fortschreiben kann.
Bestandsaufnahme
Welche Systeme laufen, wer betreibt sie, welche Daten fließen.
Einordnung
Risikoklasse je System, mit Begründung an der Verordnung entlang.
Lücken schließen
Fehlende Kennzeichnung, Protokollierung oder Aufsicht nachrüsten.
Übergabe
Dokumentation, Register und eine Anleitung zur Fortschreibung.
Was das kostet
Fünf Fragen an Ihr Haus
Wenn Sie drei davon nicht aus dem Stand beantworten, lohnt sich ein Register.
- Welche KI-Systeme laufen bei Ihnen? Gezählt werden auch die Werkzeuge, die Abteilungen selbst eingeführt haben.
- Wer ist je System verantwortlich? Nicht die IT allgemein, sondern eine Person.
- Erkennen Nutzer die Maschine? Und lässt sich belegen, dass der Hinweis sichtbar ist.
- Wo werden die Daten verarbeitet? Anbieter, Region und Rechtsgrundlage.
- Wer prüft die Ausgaben? Und was passiert, wenn das System offensichtlich irrt.
EU AI Act: häufige Fragen
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Woher diese Angaben stammen
Die genannten Artikel und Fristen stehen so im Verordnungstext. Wer nachlesen will, findet hier die Primärquellen.
Stand: August 2026. Wir prüfen die Angaben, wenn sich der Verordnungstext oder die Anwendungsfristen ändern.
Sagen Sie uns, was bei Ihnen läuft.
Dreißig Minuten reichen für eine erste Einordnung. Wenn bei Ihnen nichts zu tun ist, sagen wir auch das.