002ÉLYSÉE EVENTS GMBH · 2025
94%
WENIGER HANDARBEIT JE EVENT
Event-Plattform mit Gästemanagement: von 23 Stunden auf 84 Minuten je Event
Élysée Events aus Augsburg plant Hochzeiten und Firmenevents mit 80 bis 400 Gästen. Seit 2025 laufen Gästeliste, Einladungen, Antworten und Sitzplan über ein Kundenportal von Kuroko Labs. Die Handarbeit je Event fiel von 23 Stunden auf 84 Minuten.
94%
Zeitersparnis
23 h auf 84 min
12×
Antwortverarbeitung
ohne Handarbeit
97%
Öffnungsrate
E-Mail-Einladungen
0
Fehler
acht Events in Folge
2.400+
Gäste
seit dem Start
01 · AUSGANGSLAGE
Ein Firmenevent, 320 Gäste, 14 falsche Menüs
November 2024, ein Firmenevent mit 320 Gästen in Augsburg. Vierzehn Gäste mit Lebensmittelunverträglichkeiten bekamen das falsche Menü. Die Angaben lagen vor, in einer von drei Excel-Dateien, nur nicht in der, aus der das Catering gelesen hatte. Niemand kam zu Schaden. Aziza Furmoly, Geschäftsführerin der Élysée Events GmbH, wollte den Abend trotzdem kein zweites Mal erleben.
Élysée Events organisiert Hochzeiten, Firmenevents und private Feiern mit 80 bis 400 Gästen. Die kreative Arbeit war nie das Problem. Das Problem war alles drumherum: Gästelisten in Excel, jede Einladung einzeln per Mail, Antworten von Hand in Tabellen übertragen, und ein Sitzplan, der bei jeder Absage neu gezeichnet wurde. „Wir verbringen 60 Prozent unserer Zeit mit Verwaltung und 40 Prozent mit dem, wofür unsere Kunden uns bezahlen, der Gestaltung“, sagte sie im ersten Gespräch.
Auf ein Event gerechnet waren das 23 Arbeitsstunden nur für das Gästemanagement, verteilt über sechs Wochen. Sie ahnen, wo die Fehler passieren: nicht in Stunde eins, sondern in Stunde neunzehn, abends, beim dritten Abgleich.
23h
Handarbeit
je Event, über sechs Wochen
3+
Excel-Dateien
für eine einzige Gästeliste
∞
Einzel-E-Mails
jede von Hand geschrieben
!
Falsche Menüs
Allergien und Sonderwünsche
02 · LÖSUNG
Ein Kundenportal statt drei Excel-Dateien
Statt einer Eventmanagement-Software von der Stange bekam Élysée Events vier Teile, die dieselbe Datenbank teilen: ein Kundenportal für die Gästeliste, einen Mailversand mit Antwortlink, einen Sitzplan, der Absagen kennt, und die Website, über die Anfragen hereinkommen. Jeder Teil läuft für sich. Zusammen ersetzen sie die Excel-Dateien.
Das Kundenportal ist der Ort, an dem die Gästeliste lebt. Jeder Auftraggeber eines Events bekommt einen passwortgeschützten Zugang und pflegt seine Gäste dort selbst: Name, Menüwunsch, Allergien, Begleitung. Was er ändert, steht sofort im Sitzplan, in der Catering-Übersicht und in der nächsten Mail.
Der Mailversand kam als Zweites. Jede Einladung geht als eigene HTML-Mail hinaus, mit dem Namen des Gastes, einem persönlichen Antwortlink und in der Sprache, die zum Gast passt: Deutsch, Englisch oder Französisch. Der Gast klickt, wählt sein Menü, nennt seine Unverträglichkeit. Fertig. Niemand tippt das mehr ab.
03 · ARCHITEKTUR
Womit das gebaut ist, und warum so
01KUNDENPORTAL
Gästeliste in Echtzeit
Ein passwortgeschützter Bereich je Event. Eine Änderung an der Gästeliste steht im selben Moment im Sitzplan, in der Catering-Übersicht und im Mailversand.
100%
sofort im System
02MAILVERSAND
Einladung mit Antwortlink
HTML-Mails mit Namen und persönlichem Antwortlink, auf Deutsch, Englisch oder Französisch. Ein Klick für Zusage, Menü und Allergie, dazu eine Kalenderdatei.
97%
Öffnungsrate
03SITZPLAN
Tische als Graph
Tische, Plätze und wer neben wem sitzen sollte, liegen als Graph vor. Sagt ein Gast ab, schlägt das System die Umsetzung vor und behält die Beziehungen im Blick.
0
Fehler seit dem Start
04WEB DESIGN
Sechs Seiten, ein Auftritt
Startseite, Hochzeit, Firmenevents, Catering, Eventlocation und Mittagskantine neu gestaltet und mit dem Portal verbunden.
6
Seiten
05SEO
Suchmaschinen und KI-Antworten
Strukturierte Daten nach Schema.org, Sitemap, hreflang, kanonische Adressen und sauberes HTML, damit Google und KI-Suchen die Seiten richtig lesen.
9
indexierte Seiten
Der Technik-Stapel ist absichtlich klein: Node.js mit Express im Backend, PostgreSQL als Datenbank, im Browser schlichtes JavaScript ohne React, ohne Vue, ohne Build-Schritt. Ein Team von der Größe von Élysée Events soll das System in fünf Jahren noch warten können, notfalls mit einem anderen Dienstleister.
Der Mailversand läuft über Nodemailer mit Vorlagen, die neben der HTML-Mail auch eine .ics-Kalendereinladung erzeugen. 97 Prozent der Einladungen werden geöffnet. Das liegt weniger an der Technik als daran, dass eine Einladung zur eigenen Hochzeit eben gelesen wird.
Der Sitzplan ist das Stück, das am meisten Zeit spart. Tische, Plätze, Gäste und ihre Beziehungen liegen als Graph in der Datenbank. Sagt der Bruder der Braut ab, rückt niemand mehr von Hand 40 Kärtchen. Das System schlägt vor, wer aufrückt, und lässt die Trauzeugin dabei neben der Braut.
04 · ERGEBNISSE
Wie viel Zeit spart eine Event-Plattform? Hier rund 21 Stunden je Event
94%
Weniger Handarbeit
12×
Schnellere Antwortverarbeitung
6 Wo.
Vom Konzept bis zum Start
2.400+
Gäste verwaltet
METRIKVORHERNACHHER
Arbeitszeit je Event23 Stunden84 Minuten
Antworten der Gästevon Hand aus Mails übertragenper Klick im System
Fehler bei Sonderwünschenregelmäßignull seit dem Start
Gästedatendrei Excel-Dateieneine Datenbank
Die 23 Stunden Gästemanagement je Event sind auf 84 Minuten geschrumpft, im Schnitt über die Events seit dem Start. Antworten laufen ohne Zutun: Der Gast klickt, das System trägt ein, Aziza sieht die Zahl beim nächsten Blick aufs Portal.
Bei Sonderwünschen gab es seit dem Start acht Events und null dokumentierte Fehler. Nicht „fast null“. Null. Für eine Hochzeit mit 200 Gästen und drei Allergikern ist das die Zahl, die zählt.
Seit dem Start hat die Plattform über 2.400 Gäste verwaltet und mehr als 7.000 Mails verschickt. Ausgefallen ist sie dabei nicht.
“
Ich habe die Planung das erste Mal nicht gehasst. Alles lief reibungslos und ohne Effort.AZIZA FURMOLY, CEO
05 · WEB DESIGN UND SEO
Website und SEO aus demselben Team
Neben dem Portal hat Kuroko Labs die Website von Élysée Events neu gebaut: Startseite, Hochzeit, Firmenevents, Catering, Eventlocation und Mittagskantine, sechs statische Seiten, die schnell laden und auf demselben Server liegen wie das Portal. Zu sehen unter elysee-events.de.
Für Suchmaschinen und KI-Antworten stecken in jeder Seite strukturierte Daten nach Schema.org (EventVenue, LocalBusiness, Organization, BreadcrumbList), eine XML-Sitemap mit Bildern, Open Graph und Twitter Cards, hreflang-Angaben, kanonische Adressen und eine saubere Hierarchie der Überschriften. Wer in Augsburg nach einer Eventlocation fragt, soll die richtige Seite bekommen, bei Google wie in einer KI-Suche.
Die Seiten laufen ohne fremdes Framework, mit eigenen Scroll-Animationen, einem Cursor, der auf Schaltflächen reagiert, und Layouts für jede Bildschirmbreite. Dazu aria-Labels, role-Attribute, Skip-Links und ein sichtbarer Fokus für die Tastatur. Ein Server, ein Deployment, für Website und Portal.
TECH STACK
Node.js
Backend
Express
API Framework
PostgreSQL
Datenbank
Vanilla JS
Frontend
Nodemailer
E-Mail-Engine
HTML/CSS
Web Design
Schema.org
Structured Data
Nginx
Reverse Proxy
Docker
Deployment
AUSBLICK
Als Nächstes ist ein Bereich für wiederkehrende Gäste geplant. Wer öfter bei Élysée eingeladen ist, hinterlegt Menüwunsch, Allergien und Sitzwünsche einmal und nicht bei jedem Event neu.
NÄCHSTER SCHRITT
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KONTAKTIEREN SIE UNS PROZESSAUTOMATISIERUNG MÜNCHENKI-AGENTUR MÜNCHENALLE CASE STUDIESHäufige Fragen zur Fallstudie Élysée Events
Wie viel Zeit spart eine Event-Plattform bei der Organisation?+
Bei Élysée Events rund 21 Stunden je Event. Das Gästemanagement fiel von 23 Stunden auf 84 Minuten, gemessen über die Events seit dem Start 2025. Die übrige Zeit steckt in Dingen, die keine Software übernimmt: Absprachen mit dem Paar, Location, Ablauf.
Was macht diese Eventmanagement-Software anders als Standardlösungen?+
Sie ist für Élysée Events gebaut und für sonst niemanden. Gästeliste, Einladungen, Antworten und Sitzplan teilen eine Datenbank, und die Website ist Teil desselben Systems. Es gibt keine Module, die niemand braucht, und keinen Anbieter, der jedes Jahr die Preise anhebt.
Wie funktioniert das Gästemanagement im Kundenportal?+
Der Auftraggeber eines Events bekommt einen passwortgeschützten Zugang und pflegt seine Gäste dort. Jede Änderung, ein neuer Gast, eine Absage, eine Allergie, steht im selben Moment im Sitzplan, in der Catering-Übersicht und im Mailversand. Gäste antworten über einen persönlichen Link mit Menüwahl. 97 Prozent der Einladungen werden geöffnet.
Welche Technik steckt in der Event-Plattform?+
Node.js mit Express im Backend, PostgreSQL als Datenbank, schlichtes JavaScript im Browser, Nodemailer für Mails samt .ics-Kalendereinladung. Der Sitzplan liegt als Graph in der Datenbank. Bewusst kein React, kein Vue, kein Build-Schritt, damit ein kleines Team das System selbst warten kann.
Wie lange hat die Entwicklung gedauert?+
Sechs Wochen vom Konzept bis zum Start: eine Woche Analyse am Tisch mit dem Team, eine Woche Konzept, drei Wochen Entwicklung, eine Woche Test mit einer echten Hochzeit und Umzug der Daten.
Passt so ein Kundenportal auch für andere Branchen?+
Ja. Das Muster, ein Portal für den Auftraggeber, automatischer Versand mit Antwortlink und eine Datenbank für alles, passt überall dort, wo heute drei Excel-Dateien und ein Postfach die Arbeit tragen. Erstgespräch und Potenzialanalyse kosten nichts.
Eingesetzte Technik
Die Plattform läuft auf PostgreSQL mit einem eigenen Node.js-Backend. Standardbausteine, damit die Arbeit auch von anderen fortgeführt werden kann.
Die Verweise führen auf die Dokumentation der jeweiligen Bestandteile.