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Arbeit, die niemand vermisst
Wiederkehrende Abläufe verschwinden im Hintergrund: Daten übertragen, Belege auslesen, Systeme verbinden. Mit Freigabe an den Stellen, an denen es darauf ankommt.
- Prozessautomatisierung
- Prozessautomatisierung ist die Übertragung wiederkehrender Arbeitsschritte an Software: Daten übernehmen, Belege auslesen, Systeme verbinden. Anders als bei einem Skript bleiben Freigaben und Protokoll Teil des Ablaufs.
Die teuerste Software ist die, die niemand angebunden hat.
In fast jedem Betrieb gibt es eine Person, die Zahlen aus einem System abtippt, weil zwei Programme nicht miteinander reden.
Das fällt selten auf, weil es nie eine Rechnung dafür gibt. Zwanzig Minuten am Tag sind über ein Jahr aber rund achtzig Arbeitstage, und in jeder Übertragung steckt die Möglichkeit eines Zahlendrehers.
Automatisierung nimmt diesen Teil heraus. Nicht die Entscheidungen, nur das Übertragen. Was eine Beurteilung braucht, bleibt bei Ihren Leuten und bekommt eine Freigabe davor.
Was sich konkret ändert
Aus einem laufenden Projekt: die Abwicklung einer Veranstaltung, Schritt für Schritt.
Womit wir arbeiten
Die Wahl richtet sich nach Ihrer Landschaft, nicht nach unserer Vorliebe.
Ablaufsteuerung
Der Takt des Ganzen: Auslöser, Reihenfolge, Wiederholung bei Störung. Läuft auf Wunsch vollständig in Ihrem Netz.
Systeme verbinden
Über die vorhandenen Schnittstellen. Wo keine existiert, über Dateiaustausch oder Bedienung der Oberfläche.
Dokumente auslesen
Lieferscheine, Rechnungen und Formulare in wechselnden Layouts. Texterkennung plus Prüfregeln, bei Unsicherheit geht der Beleg an einen Menschen.
Freigaben
Vor Beträgen, Fristen und allem mit Außenwirkung. Wer freigibt, sieht vorher, was passieren wird.
Protokoll
Jeder Durchlauf hinterlässt eine Spur: was, wann, mit welchen Daten, mit welchem Ergebnis. Ohne das ist später keine Fehlersuche möglich.
Überwachung
Bleibt ein Ablauf stehen, meldet sich das System, bevor der erste Kunde anruft.
Automatisieren oder lassen
Zwei Größen entscheiden: wie oft der Vorgang läuft und wie eindeutig die Regeln sind.
Klarer Fall
Täglich derselbe Ablauf, kein Ermessen dabei. Hier ist der Nutzen im ersten Jahr sichtbar und die Umsetzung überschaubar.
Erst festlegen
Wenn drei Kollegen den Vorgang unterschiedlich machen, ist nicht die Technik das Problem. Zuerst gehört der Ablauf entschieden, danach automatisiert.
Klein lösen
Ein Ablauf, der monatlich läuft, trägt kein eigenes System. Oft reicht eine Vorlage, ein besseres Formular oder ein kleines Skript.
Lassen
Hier raten wir ab. Der Aufwand für Bau und Pflege übersteigt den Nutzen, und das sagen wir lieber vorher als hinterher.
Vier Schritte bis zum ersten Durchlauf
Wir fangen mit einem Ablauf an, nicht mit fünf. Der erste zeigt, ob die Annahmen stimmen, und liefert die Messwerte für alles Weitere.
Die Ausgangswerte nehmen wir vor dem Start auf, sonst lässt sich der Nutzen später nicht belegen.
Mitlaufen
Wir sehen dem Vorgang zu und messen, wie lange er heute dauert.
Festlegen
Regeln, Ausnahmen und die Stellen, an denen ein Mensch entscheidet.
Bauen
Anbindung, Ablauf, Freigaben und Protokoll, im Testsystem geprüft.
Scharf schalten
Erst parallel zum alten Weg, dann allein. Danach wird erneut gemessen.
Was das kostet
Vier Fragen vor dem ersten Ablauf
Wenn Sie die beantworten können, ist die Hälfte der Arbeit getan.
- Wie oft läuft der Vorgang? Und wie lange dauert er heute wirklich, gemessen statt geschätzt.
- Wo wird entschieden? Jeder Schritt, der Ermessen braucht, bleibt bei einem Menschen und bekommt eine Freigabe.
- Was passiert im Ausnahmefall? Ein Ablauf ohne definierten Abbruch ist ein Ablauf, der irgendwann still falsch arbeitet.
- Wer pflegt das in zwei Jahren? Wenn die Antwort niemand ist, bauen wir es einfacher.
Prozessautomatisierung: häufige Fragen
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Nennen Sie uns den Vorgang, der am meisten nervt.
Dreißig Minuten reichen, um zu sagen, ob sich das automatisieren lässt und was es ungefähr kostet.