003JAPANISCHES TEXTILUNTERNEHMEN · SEIT 2025
1.235
TEAMS-MEETINGS ERFASST SEIT 2025
Meeting-Protokolle mit KI, aus Teams heraus, mit Namen, die stimmen
TEAMS-TRANSKRIPT → PRÜFUNG UND KANJI → PROTOKOLL
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KI-AGENT
皆様、本日はお忙しい中お集まりいただきありがとうございます。本日の議題は品質管理の最新状況についてです。まず、先月の生産実績をご報告いたします。タイ工場の稼働率は前月比で改善しております。皆様、本日はお忙しい中お集まりいただきありがとうございます。本日の議題は品質管理の最新状況についてです。まず、先月の生産実績をご報告いたします。タイ工場の稼働率は前月比で改善しております。
Ein Textilunternehmen aus Osaka mit zwei Werken in Thailand hält den Großteil seiner Abstimmungen in Microsoft Teams, auf Japanisch, auf Thai, manchmal auf Englisch. Kuroko Labs hat 2025 ein Dashboard gebaut, das aus jedem Teams-Transkript ein Protokoll in der Sprache des Meetings macht, Kanji-Namen gegen Glossar und Mitarbeiterverzeichnis prüft, Aufgaben herauszieht und jeden Termin nur denen zeigt, die laut Organigramm dabei sein dürfen. Stand 14. September 2026 sind 1.235 Meetings erfasst, 1.126 davon mit Transkript. Ein Meeting ohne verwertbare Aufzeichnung bekommt kein erfundenes Protokoll, sondern einen Vermerk.
1.235
Meetings erfasst
Stand 14. September 2026
1.126
mit Transkript
der Rest zu leer oder extern gehostet
964
in den letzten 120 Tagen
rund acht je Arbeitstag
3
Sprachen
Japanisch, Thai, Englisch
3
Firmen in einem Kalender
Osaka und zwei Werke in Thailand
01 — AUSGANGSLAGE
Wie protokolliert man 80 Teams-Meetings im Monat?
Osaka verhandelt mit Kunden, die Werke in Thailand planen die Linien, dazwischen liegen sechs Stunden Flug und zwei Sprachen. Über 80 Meetings im Monat laufen in Microsoft Teams. Der Geschäftsführer sitzt in vielleicht einem Drittel davon.
Teams schreibt mit. Das Transkript ist nur selten brauchbar. Japanische Namen kommen nach Gehör in Kanji: aus 旭化成 wird 朝日課税, aus einem Kollegen ein Zeichensalat. Wer nicht im Raum war, kann den Text nicht lesen. Wer im Raum war, liest ihn nicht.
Beschlüsse wanderten in den Chat, Aufgaben in Mails, der Rest blieb im Kopf des Sprechers. Und niemand konnte sagen, wer welches Meeting überhaupt sehen darf. Ein Werksleiter in Thailand hat mit den Preisgesprächen in Osaka nichts zu tun. Umgekehrt genauso.
Der Wunsch: Ein Meeting liegt wenige Minuten nach dem Ende als Protokoll vor, mit richtigen Namen, in der Sprache, in der gesprochen wurde, und nur für die sichtbar, die es angeht.
80+
Meetings im Monat
Kundentermine, Produktionsplanung, Qualität, Lieferanten
漢
Namen in falschen Kanji
Teams hört 朝日課税, gemeint ist 旭化成
?
Wer macht was bis wann
Steht im Chat, in Mails, in Köpfen
3
Sprachen, ein Kalender
Wer Thai nicht liest, liest das Protokoll nicht
02 — LÖSUNG
Vom Teams-Transkript zum Protokoll in vier Stufen
Kein Bot, der eingeladen werden muss. Teams transkribiert ohnehin. Das Dashboard holt das Transkript über Microsoft Graph, sobald das Meeting vorbei ist, und arbeitet es in vier Stufen ab: prüfen, notfalls neu transkribieren, zusammenfassen, Aufgaben ziehen.
Stufe eins prüft, ob überhaupt ein Meeting stattgefunden hat. Teams nimmt auch Stille auf, und ein Sprachmodell macht aus Stille gern eine plausible Diskussion. Das System misst Zeichen je hörbarer Sekunde. Liegt der Wert unter der Schwelle, bekommt der Termin den Vermerk „zu wenig Aufzeichnung“ und kein Protokoll.
Stufe zwei ist die Sprache. Osaka spricht Japanisch, die Werke Thai, und Teams entscheidet sich manchmal für Englisch. Ein Transkript, das als Lautschrift zurückkommt, wird aus der Aufzeichnung neu transkribiert: mit faster-whisper auf dem eigenen Server, oder per Schalter in der Cloud, wenn der lokale Dienst nicht installiert ist.
Stufe drei schreibt das Protokoll. Claude Sonnet 4.6 fasst in der Sprache des Meetings zusammen, Fachbegriffe wie MOQ oder AQL bleiben stehen. Davor laufen die Namen durch ein Kanji-Glossar, das Mitarbeiterverzeichnis und die Korrekturen, die Kolleginnen in früheren Protokollen gemacht haben. Kanji-Korrektheit ist im Projekt nicht verhandelbar. Stufe vier liest „wer macht was bis wann“ heraus und legt je Zusage eine Karte an.
03 — ARCHITEKTUR
Was das Dashboard heute kann
01TRANSKRIPT-EINGANG
Teams schreibt mit, Graph liefert
Jedes Meeting auf dem eigenen Teams-Mandanten kommt an, mit Kalendereintrag, Teilnehmern und Transkript. Der Abgleich läuft über die Transkript-ID, ein zweiter Lauf legt nichts doppelt an. Seit Mai 2026 nimmt das Dashboard auch Transkripte aus Notta entgegen, wenn ein Werk lieber damit aufzeichnet.
1.126
Meetings mit Transkript
02SPRACHE UND LEERLAUF
Falsche Sprache, leerer Raum: beides wird erkannt
Ein Transkript in der falschen Sprache oder mit 32 Zeichen für 45 Minuten wird verworfen und aus der Aufnahme neu erzeugt. Lokal mit faster-whisper, oder in der Cloud, je nach Schalter. Ein Meeting, in dem kaum gesprochen wurde, bekommt kein Protokoll. Es bekommt einen Vermerk.
2
Wege zur Nach-Transkription
03KANJI
Namen, die stimmen
Glossar, Mitarbeiterverzeichnis und die Korrekturen aus früheren Protokollen. Eine Korrektur, die eine Kollegin einmal vornimmt, gilt ab da für alle folgenden Meetings. 旭化成 bleibt 旭化成.
3
Quellen für jeden Namen
04AUFGABEN
Wer macht was bis wann
Der Extraktor liest Zusagen aus dem Protokoll und legt je Zusage eine Karte an: Text, Termin, vorgeschlagene Person, Quelle. Rund 3.500 Zuweisungen stammen vom Modell, etwa 24 von Menschen. Die Zuweisung ist ein Vorschlag, kein Beschluss.
5.900
Karten seit 2025
05SICHTBARKEIT
Das Organigramm entscheidet
Wer ein Meeting sehen darf, steht im HR-Organigramm des Dashboards, nicht in einer Liste. Jeder sieht die Termine, in denen er selbst saß, Vorgesetzte die ihrer Teams. Teilnahme ergibt sich aus der Anwesenheit laut Microsoft Graph und den Sprechern im Transkript.
3
Firmen in einem Baum
06BRIEFING UND BETRIEB
Vor dem Termin, nach dem Termin
Vor einem Meeting stellt das Dashboard ein Briefing aus den früheren Terminen zusammen. Rohaufnahmen verfallen, sobald ein Transkript existiert. Die ganze Datenbank ist eine SQLite-Datei; sie wird täglich gesichert, und die Wiederherstellung ist geprüft.
1
Datei als Datenbank, täglich gesichert
Über das Aufgaben-Board muss man ehrlich reden. 5.900 Karten sind seit 2025 entstanden, 1.988 mit Termin. Am 14. September 2026 standen 5.820 davon noch in „todo“. Die Karten sind richtig, es arbeitet nur niemand vom Board aus. Heute dienen sie als Suchspur: Welches Meeting hat die Lieferfrist erwähnt, wer hat sie zugesagt. Ob das Board Teil der Arbeit wird oder aufhört, Karten zu erzeugen, ist eine Frage an die Führung, keine an die Software.
Ein Grundsatz zieht sich durch alles: Eine Frage, die das System nicht beantworten kann, darf nie mit „alles in Ordnung“ beantwortet werden. Ein leeres Meeting heißt „zu wenig Aufzeichnung“. Eine Datei, die sich nicht öffnen ließ, ist rot, kein grüner Lauf mit null Zeilen. Drei Zustände: ok, nicht ok, nicht feststellbar.
Was das Dashboard nicht kann: Meetings, die ein Kunde auf seinem eigenen Tenant hostet, kommen nicht an. Entweder lädt man den Partner auf den eigenen Mandanten, oder man lebt mit der Lücke. Die Lücke ist bekannt und steht in der Betriebsanleitung.
LIVE-VORSCHAU
Kalender-Dashboard — Meeting-Übersicht
MoDiMiDoFr
● Klicke auf einen Tag, um Details zu sehen
04 — ERGEBNISSE
Was sich messen lässt, und was nicht
1.235
Meetings erfasst, Stand 14. September 2026
964
Meetings in den letzten 120 Tagen
3.500
Aufgaben vom Modell zugewiesen, 24 von Hand
3
Zustände: ok, nicht ok, nicht feststellbar
METRIKVORHERNACHHER
ProtokollWer mitschrieb, schriebMinuten nach dem Ende, in der Sprache des Meetings
NamenKanji nach GehörGlossar, Verzeichnis, gelernte Korrekturen
Leeres MeetingEin Protokoll aus StilleVermerk „zu wenig Aufzeichnung“
SichtbarkeitWer den Link hatteDas Organigramm entscheidet
AufgabenIm Chat, in Mails, im KopfKarte mit Termin, Quelle und Vorschlag
Der Kalender zeigt jeden Tag mit seinen Meetings, in Japanisch, Thai oder Englisch, je nach Nutzer. Ein Klick öffnet Protokoll, Teilnehmer und Aufgaben. Der Geschäftsführer liest am Abend die Termine des Tages nach, in denen er nicht saß.
Sichtbarkeit war 2025 noch eine Liste in einer Konfigurationsdatei. Seit 2026 entscheidet das HR-Organigramm im Dashboard selbst. Das hat einen Nebeneffekt, der vorher niemandem aufgefallen war: Wer die Abteilung wechselt, sieht am nächsten Tag die richtigen Meetings, ohne dass jemand eine Liste anfasst.
Zwei Zahlen stehen bewusst nicht auf dieser Seite. Wie viel Zeit die Protokolle sparen, hat niemand gemessen. Und wie viele Protokolle Fehler enthalten, wissen wir nur aus den Korrekturen, die Kolleginnen eintragen. Beides würde die Seite besser aussehen lassen. Beides wäre geraten.
“
Ich kann jetzt in jedem Meeting dabei sein, ohne physisch teilzunehmen. Das hat die Art, wie ich unser Unternehmen führe, fundamental verändert.CEO, JAPANISCHES TEXTILUNTERNEHMEN
TECH STACK
Microsoft Teams
Transkripte und Aufzeichnungen
Microsoft Graph
Kalender, Anwesenheit, Abruf
faster-whisper
Nach-Transkription auf dem eigenen Server
OpenAI Transkription
Rückfall in der Cloud, per Schalter
Claude Sonnet 4.6
Protokoll in der Sprache des Meetings
Claude Haiku 4.5
Aufgaben aus dem Protokoll
Node.js, Express, PM2
Backend, ein Worker je CPU
SQLite (WAL)
Eine Datei, täglich gesichert
PostgreSQL
Sitzungen, getrennt von den Daten
Redis
Rate-Limits über alle Worker
AUSBLICK
Das Dashboard ist über die Protokolle hinausgewachsen. Auf derselben Datenbank laufen inzwischen eine Prozesskarte, an der die Abteilungen gemeinsam zeichnen, ein Tracker für die GOTS-Zertifizierung und ein Liefermonitor für den größten Kunden. Offen sind drei Entscheidungen, die keine Software trifft: ob das Aufgaben-Board Teil der Arbeit wird, ob Partner ihre Meetings auf dem eigenen Mandanten hosten, und wohin die tägliche Sicherung außer Haus geht.
NÄCHSTER SCHRITT
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KONTAKTIEREN SIE UNS KI-AGENTUR MÜNCHENALLE CASE STUDIESHäufige Fragen zur Fallstudie: Meeting-Protokolle mit KI
Wie entstehen die Protokolle aus Microsoft Teams?+
Teams transkribiert das Meeting selbst. Das Dashboard holt Transkript, Teilnehmer und Kalendereintrag über Microsoft Graph, sobald der Termin vorbei ist, und schreibt daraus ein Protokoll in der Sprache, in der gesprochen wurde. Einen Bot, der eingeladen werden müsste, gibt es nicht.
Was passiert, wenn Teams die falsche Sprache erkennt?+
Das Transkript wird verworfen und aus der Aufnahme neu erzeugt, lokal mit faster-whisper auf dem eigenen Server oder in der Cloud, je nach Einstellung. Ein Transkript mit 32 Zeichen für 45 Minuten löst denselben Weg aus.
Wie werden japanische Namen in den richtigen Kanji geschrieben?+
Drei Quellen greifen ineinander: ein Glossar, das Mitarbeiterverzeichnis und die Korrekturen, die Kolleginnen in früheren Protokollen vorgenommen haben. Eine Korrektur gilt ab dann für alle folgenden Meetings.
Wer sieht welches Meeting?+
Das HR-Organigramm im Dashboard entscheidet. Jeder sieht die Meetings, in denen er selbst saß, Vorgesetzte die ihrer Teams. Teilnahme ergibt sich aus der Anwesenheit laut Microsoft Graph und den Sprechern im Transkript.
Werden Aufgaben automatisch verteilt?+
Das Dashboard legt je Zusage eine Karte an und schlägt eine Person vor. Rund 3.500 Zuweisungen stammen vom Modell, etwa 24 von Menschen. Der Vorschlag löst keine Benachrichtigung aus, das ist eine bewusste Entscheidung.
Was erfasst das Dashboard nicht?+
Meetings, die ein Kunde oder Partner auf seinem eigenen Microsoft-Tenant hostet. Und Meetings, in denen kaum gesprochen wurde: die bekommen den Vermerk „zu wenig Aufzeichnung“ statt eines erfundenen Protokolls.
Baut Kuroko Labs so etwas auch für andere Unternehmen?+
Ja. Teams-Transkripte, Kalender über Microsoft Graph und ein Organigramm, das die Sichtbarkeit regelt, gibt es in vielen Unternehmen. Das Erstgespräch und die Potenzialanalyse sind kostenfrei.
Eingesetzte Technik
Die Verarbeitung nutzt die Transkripte von Microsoft Teams, Microsoft Graph für Kalender und Anwesenheit und faster-whisper für die Nach-Transkription auf dem eigenen Server. Aufnahmen verlassen das Haus nur, wenn der Cloud-Rückfall eingeschaltet ist.
Die Verweise führen auf die Dokumentation der jeweiligen Bestandteile.