Was ein KI-Projekt wirklich kostet
Gleiche Anforderung, drei Angebote, Faktor drei dazwischen. Meist ist keins davon unseriös, es ist nur nicht dasselbe drin. Hier steht, was den Preis bewegt und was bei uns wo steht.
- Kosten eines KI-Projekts
- Die Kosten eines KI-Projekts sind die Summe aus Datenaufbereitung, Anbindung an bestehende Systeme, Prüfung der Genauigkeit und Übergabe in den Betrieb. Die Nutzung des Sprachmodells ist nur ein kleiner Teil davon, und die Zahl der Funktionen entscheidet fast nichts.
Zwischen den Angeboten liegt eine Spanne, kein Preis.
Geben Sie dasselbe Lastenheft an drei Anbieter, kommen drei Beträge zurück, die sich um das Doppelte oder Dreifache unterscheiden. Der günstige ist selten ein Schnäppchen, der teure selten Abzocke.
Im günstigen Angebot fehlt fast immer etwas: die Anbindung an Ihr ERP, der Umgang mit Ausnahmedaten, das Handbuch für die Übergabe, die Wartung. Alles davon brauchen Sie später, und dann steht es auf einer Extrarechnung.
Das heißt nicht, dass das teure Angebot stimmt. Vergleichbar werden die Zahlen erst, wenn bei allen dreien dieselben Positionen nebeneinanderstehen. Wie Sie das hinbekommen, steht in Abschnitt 06. Was die Beträge überhaupt bewegt, steht direkt hier drunter.
Fünf Dinge bewegen den Preis. Die Zahl der Funktionen ist keins davon.
Was wirklich Stunden frisst, sieht man im Lastenheft meist nicht. Man sieht es in den Daten und in der Systemlandschaft.
Zustand der Daten
Liegen saubere Unterlagen in einem Format vor, oder Mischbestände mit Papier, alten Versionen und drei Vorlagen für dasselbe Dokument? Das ist der größte Hebel. Ein Angebot kann sich ändern, ohne dass sich eine Anforderung geändert hat, nur weil wir die Daten gesehen haben.
Zahl der Anbindungen
ERP, Dokumentenablage, Groupware, CRM. Eine Schnittstelle oder fünf, das ist ein anderes Projekt. Authentifizierung, Rechtekonzept und Aufruflimits muss man gesehen haben, sonst ist die Schätzung geraten. Hier liegen die meisten Fehlkalkulationen.
Geforderte Genauigkeit
Es gibt Abläufe, bei denen 90 Prozent reichen, und solche, die erst ab 99 Prozent brauchbar sind. Für die zweite Sorte wächst der Prüfaufwand um eine Größenordnung. Wie viel nötig ist, entscheidet die Fachseite, nicht die Technik.
Wer das System betreibt
Nach der Übergabe fasst es jemand an. Betreiben Sie es selbst, brauchen Sie Handbuch und Schulung. Betreiben wir es, kommt eine Wartungspauschale dazu. Was günstiger ist, hängt an der Nutzung und an Ihrer IT.
DSGVO und EU AI Act
Sobald personenbezogene Daten im Spiel sind, gehört das Verarbeitungsverzeichnis dazu. Seit August 2026 kommt für Betreiber die technische Dokumentation nach EU AI Act hinzu. Beides ist Arbeit, die im Angebot stehen sollte.
Was den Preis kaum bewegt
Die Zahl der Bildschirme und die Zahl der Funktionen. Beides ist meist Umsortieren von Dingen, die schon da sind. Wer Angebote nach Funktionsliste vergleicht, vergleicht das Falsche.
Wo sich unsere Projekte bewegen
Spannen, keine Preisliste. Der Festpreis für Ihren Fall entsteht nach dem Konzept, und er hält.
| Projekttyp | Preisrahmen | Was drin ist | Zeit |
|---|---|---|---|
| Potenzialanalyse | 0 EUR | Prozessaufnahme, Datensichtung, Nutzenrechnung, Empfehlung, auch wenn sie „lassen“ lautet | 2 Wochen |
| Prototyp für einen abgegrenzten Fall | ab 5.000 EUR | Ein Prozess, eine Datenquelle, echte Daten, Bewertung mit Ihren Leuten | Wenige Wochen |
| KI-Agent im Betrieb | Fünfstellig, Festpreis nach Konzept | Anbindung an Ihre Systeme, Freigaben, Protokoll, Handbuch, Übergabe | Wochen, dann Betrieb |
| RAG-Wissenssystem | Fünf- bis sechsstellig, je nach Zahl der Quellen | Quellen anbinden, Index, Suche mit Fundstelle, Selbsttest | Quelle für Quelle, erste nutzbar nach Wochen |
| Laufender Betrieb | Monatlich, steht im ersten Angebot | Hosting, Modellnutzung je Anfrage, Überwachung, Ansprechpartner | Ab Go-live, kündbar |
Nicht im Entwicklungspreis: Serverkosten, verbrauchsabhängige Gebühren externer Dienste, Arbeitszeit auf Ihrer Seite. Alle drei stehen im Angebot als eigene Zeile.
Ein Angebot wird in vier Stufen genauer
Wer Ihnen im ersten Gespräch eine feste Zahl nennt, hat entweder Ihre Daten schon gesehen oder rät. Bei uns sieht der Weg so aus.
Aussteigen können Sie nach jeder Stufe. Manche tun das nach der zweiten, mit einer Zahl in der Hand und ohne Rechnung.
Grobschätzung
Im ersten Gespräch, kostenfrei. Die Spanne ist breit, oben und unten liegt etwa Faktor drei dazwischen. Ob die Größenordnung passt, sehen Sie trotzdem.
Einschätzung
Nachdem wir echte Daten und die Unterlagen zu den Schnittstellen gesehen haben. Die Spanne schrumpft auf etwa Faktor zwei.
Festpreis
Etwa zwei Wochen, nachdem die Anforderungen stehen. Der Betrag ist fest. Brauchen wir länger, ist das unser Problem, nicht Ihres.
Änderungen
Ändert sich unterwegs eine Anforderung, bekommen Sie ein Angebot für die Differenz. Sie entscheiden, ob die Änderung kommt.
Wie wir den Preis festlegen
Fünf Fragen an jeden Anbieter, auch an uns
Stellen Sie sie allen gleich, dann werden die Angebote vergleichbar. Wer bei einer Frage ausweicht, hat dort meist eine spätere Rechnung versteckt.
KI-Projekt Kosten: häufige Fragen
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