002ÉLYSÉE EVENTS GMBH · 2025
94%
手作業の削減
イベント管理システムとゲスト管理で、1件あたり23時間の作業が84分に
アウクスブルクのÉlysée Eventsは、80名から400名規模の結婚式や企業イベントを手がけています。2025年からはゲストリスト、招待状、出欠、座席表をKuroko Labsが開発した顧客ポータルで扱っています。1件あたりの手作業は23時間から84分になりました。
94%
時間削減
23時間から84分
12×
出欠処理
手作業なし
97%
開封率
招待メール
0
ミス
8イベント連続
2,400+
ゲスト
稼働開始以降
01、課題
企業イベント、320名、誤ったメニューが14件
2024年11月、アウクスブルクで320名の企業イベントがありました。食物アレルギーのあるゲスト14名に、誤ったメニューが出されました。情報は3つあるExcelファイルの1つに書いてありましたが、ケータリング担当が見たのは別のファイルでした。健康被害はありませんでした。それでもÉlysée Events GmbH代表のAziza Furmolyは、あの夜を二度と繰り返したくないと考えました。
Élysée Eventsは80名から400名規模の結婚式、企業イベント、個人の祝賀会を手がけています。企画の仕事が問題だったことはありません。問題はその周りにありました。Excelのゲストリスト、1通ずつ送る招待メール、表に手で写す出欠、キャンセルのたびに描き直す座席表。「時間の6割が事務作業で、お客様が対価を払ってくださる企画には4割しか使えていません」。最初の打ち合わせで、そう話していました。
1件に換算すると、ゲスト管理だけで23時間。6週間に散らばった23時間です。お察しの通り、ミスは1時間目には起きません。19時間目、夜、3回目の突き合わせで起きます。
23h
手作業
1件あたり、6週間にわたって
3+
Excelファイル
ゲストリスト1つのために
∞
個別メール
1通ずつ手で
!
誤ったメニュー
アレルギーと特別な要望
02、ソリューション
3つのExcelではなく、1つの顧客ポータル
既製のイベント管理ソフトは入れませんでした。代わりに、同じデータベースを共有する4つの部品を作りました。ゲストリストのための顧客ポータル、返信リンク付きのメール送信、キャンセルを理解する座席表、問い合わせが入ってくるWebサイトです。それぞれ単独で動き、まとめてExcelファイルの代わりになります。
顧客ポータルはゲストリストの置き場所です。イベントの依頼主ごとにパスワード付きのログインがあり、氏名、メニューの希望、アレルギー、同伴者を自分で登録します。変更はその場で座席表、ケータリング一覧、次に送るメールに反映されます。
メール送信は2番目に作りました。招待状は1通ずつHTMLメールとして送られます。ゲストの氏名、本人だけの返信リンク、そしてゲストに合わせたドイツ語、英語、フランス語。ゲストはクリックしてメニューを選び、アレルギーを書き込みます。それで終わりです。誰も転記しません。
03、アーキテクチャ
何で作ったか、なぜそうしたか
01顧客ポータル
ゲストリストをその場で
イベントごとにパスワード付きの専用領域。ゲストリストの変更は同じ瞬間に座席表、ケータリング一覧、メール送信へ届きます。
100%
即時反映
02メール送信
返信リンク付きの招待状
氏名と本人用の返信リンクを入れたHTMLメール。ドイツ語、英語、フランス語に対応。出欠、メニュー、アレルギーを1クリックで、カレンダーファイルも同封します。
97%
開封率
03座席表
テーブルをグラフで
テーブル、席、誰の隣に誰を座らせるかをグラフとして保持。キャンセルが出ると、関係を保ったまま席替え案を出します。
0
稼働以来のミス
04Webデザイン
6ページ、1つのサイト
トップ、結婚式、企業イベント、ケータリング、会場、社員食堂を作り直し、ポータルとつなぎました。
6
ページ
05SEO
検索エンジンとAI回答に
Schema.orgの構造化データ、サイトマップ、hreflang、正規URL、整ったHTML。GoogleにもAI検索にも正しく読まれるようにしています。
9
登録ページ
技術構成はあえて小さくしています。バックエンドはNode.jsとExpress、データベースはPostgreSQL、ブラウザ側は素のJavaScriptで、ReactもVueもビルド工程もありません。Élysée Eventsほどの規模のチームが5年後も、必要なら別の会社と一緒にでも、保守できることを優先しました。
メールはNodemailerで送り、HTMLメールと一緒に.icsのカレンダー招待も生成します。招待状の97%が開封されています。技術の手柄というより、自分の結婚式の招待状は読まれる、というだけのことです。
いちばん時間を減らしたのは座席表です。テーブル、席、ゲスト、その関係をグラフとしてデータベースに持っています。新婦の兄が欠席になっても、40枚の席札を手で並べ替える人はもういません。システムが繰り上げ案を出し、その間も新婦の隣は介添人のままです。
04、成果
イベント管理システムでどれだけ時間が減るか。ここでは1件あたり約21時間
94%
手作業の削減
12×
出欠処理の高速化
6週間
設計から稼働まで
2,400+
管理したゲスト
METRIK導入前導入後
1件あたりの作業時間23時間84分
ゲストの出欠メールから手で転記クリックで登録
特別対応のミス頻発稼働以来ゼロ
ゲストデータ3つのExcelファイル1つのデータベース
1件あたり23時間だったゲスト管理は、稼働以降のイベント平均で84分になりました。出欠に人の手はいりません。ゲストがクリックし、システムが記録し、Azizaは次にポータルを開いたときに数字を見ます。
特別対応については、稼働以来8イベントでミスの記録はゼロです。「ほぼゼロ」ではありません。ゼロです。200名の結婚式にアレルギーの方が3名いるなら、大事なのはこの数字です。
稼働以来、2,400名を超えるゲストを管理し、7,000通以上のメールを送ってきました。止まったことはありません。
“
企画の準備を初めて嫌だと思わずに済みました。すべてが滞りなく、まったく労力をかけずに進みました。AZIZA FURMOLY, CEO
05、WebデザインとSEO
WebサイトとSEOも同じチームで
ポータルと並行して、Kuroko LabsはÉlysée EventsのWebサイトを作り直しました。トップ、結婚式、企業イベント、ケータリング、会場、社員食堂の6ページ。静的ページなので表示が速く、ポータルと同じサーバーに置いています。elysee-events.de で見られます。
検索エンジンとAIの回答のために、各ページにSchema.orgの構造化データ（EventVenue、LocalBusiness、Organization、BreadcrumbList）、画像付きのXMLサイトマップ、Open GraphとTwitter Cards、hreflang、正規URL、整った見出し構造を入れています。アウクスブルクで会場を探す人が、GoogleでもAI検索でも正しいページにたどり着くためです。
外部フレームワークは使わず、独自のスクロール演出、ボタンに反応するカーソル、どの画面幅にも合うレイアウトで組んでいます。aria-label、role属性、スキップリンク、キーボード操作で見えるフォーカスも備えました。サーバーは1台、デプロイは1回、サイトとポータルの両方に。
技術スタック
Node.js
バックエンド
Express
APIフレームワーク
PostgreSQL
データベース
Vanilla JS
フロントエンド
Nodemailer
メールエンジン
HTML/CSS
Webデザイン
Schema.org
構造化データ
Nginx
リバースプロキシ
Docker
デプロイメント
今後の展望
次は、繰り返し招かれるゲストのための領域を予定しています。Élysée Eventsのイベントに何度も招待される方が、メニューの希望、アレルギー、席の希望を一度だけ登録し、イベントごとに入力し直さずに済むようにします。
次のステップ
同様のプロジェクトをお考えですか？
お問い合わせ すべてのケーススタディÉlysée Events 事例についてよくある質問
イベント管理システムを入れると、運営の時間はどれくらい減りますか？+
Élysée Eventsでは1件あたり約21時間です。ゲスト管理が23時間から84分になりました。2025年の稼働以降のイベントで測った数字です。残りの時間は、新郎新婦との打ち合わせ、会場、進行など、ソフトでは代われない仕事に使われています。
Kuroko Labsのイベント管理システムは、既製のソフトと何が違いますか？+
Élysée Eventsのためだけに作られています。ゲストリスト、招待状、出欠、座席表が1つのデータベースを共有し、Webサイトも同じ仕組みの一部です。誰も使わない機能はなく、毎年値上げをしてくるベンダーもいません。
顧客ポータルのゲスト管理はどう動きますか？+
イベントの依頼主がパスワード付きでログインし、ゲストを自分で登録します。新しいゲスト、キャンセル、アレルギーといった変更は、同じ瞬間に座席表、ケータリング一覧、メール送信へ反映されます。ゲストは本人用のリンクからメニューを選んで返信します。招待状の開封率は97%です。
どんな技術で作られていますか？+
バックエンドはNode.jsとExpress、データベースはPostgreSQL、ブラウザ側は素のJavaScript、メールはNodemailerで.icsのカレンダー招待も生成します。座席表はグラフとしてデータベースに持っています。ReactもVueもビルド工程もあえて使っていません。小さなチームが自分たちで保守できるようにするためです。
開発にはどれくらいかかりましたか？+
設計から稼働まで6週間です。チームと机を囲む分析に1週間、設計に1週間、開発に3週間、実際の結婚式での試験とデータ移行に1週間でした。
この顧客ポータルは他の業種でも使えますか？+
使えます。依頼主向けのポータル、返信リンク付きの自動送信、すべてを入れる1つのデータベース。この組み合わせは、いまExcelファイル3つとメールボックスで仕事が回っているところなら、どこにでも当てはまります。初回相談とポテンシャル分析は無料です。